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建材地勘万博体育mantbex公文常用文种制发细则

2016-10-13 08:31:16 来源: 作者:

  为搞好总队的公文写作和公文处理工作,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、中材集团公司《关于公文处理的若干规定》和总队《关于公文处理若干规定》的有关原则。现对总队常用的公文文种制定如下细则。

  第一章 请 示

  第一条 下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性的公文是请示,某级单位遇到下列情形之一的,应需制作请示公文:

  (一)涉及方针、政策界限等方面的重大问题,需要上级给予明确、具体的解释;

  (二)工作中遇到问题和困难,需要上级给予指示、支持;

  (三)在工作中遇到新情况、新问题而无章可循,需要上级给予指明;

  (四)工作中单位之间意见分歧,无法统一执行,需上级做出裁决;

  (五)按规定应当请示并须批复的问题。

  第二条 请示的结构一般由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和发文时间等几个部门组成。

  (一)标题:写明发文机关,事由和文种三部分,应包括:发文机关+关联词(关于)+发文事由+结构助词(的)+文种(请示)。文种一定要写“请示”,凡写“申请”、“要求”、“请求”、“请示报告”等都不对,上级机关可不予受理。

  (二)主送机关:请示的主送机关只有一个,不得主送个人。要根据请示事项选择准确的主送机关,请示的主送只有上级领导机关和上级业务指导机关。主送机关必须是直接上级机关。

  (三)正文:一般由三个部分组成:一是请示的原因。陈述情况、阐述理由,一方面要讲清申办事项的重要性,另一方面也要讲清已具备的条件及办理的可能性,最后用“为此、特作请示如下”、“为此,请示如下”过渡到下部分。二是请示的事项。这部分要讲清楚请示的是什么,即请示要求。要明确写明要求指示、批准、解答的是什么事项。三是结尾语。以简短的文字概括请示的要求,目的要肯定,语气要谦和。多用“特此请示,请予批准”、“以上要求,请予审批”、“以上请示,请予批复”等语。

  第三条 请示要一文一事,请求批转的也必须就一项工作提出,不可数事混杂。

  第二章 报 告

  第四条 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的公文是报告。

  报告是上行文,只向自己单位的直接上级发出。报告是陈述性公文,以具体的事实和确切的数据为汇报的主要内容。表达方式是叙述、直陈其事。

  第五条 凡有下列目的或情况之一,下级单位应主动报告;

  (一)为及时或定期得到上级指导,以便更有效地按照上级意图展开工作;

  (二)在工作过程中发生重大情况或特殊问题;

  (三)已完成上级交办或布置的事项;

  (四)答复上级机关的查询;

  (五)向上级抄报文件、报送物件。

  第六条 报告结构由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和成文时间组成。

  (一)标题:报告的标题必须由“三要素”组成即:制发机关、事由、报告。如果报告的事项很紧迫,为引起上级机关的重视和尽快采取措施,可在报告前加上“紧急”二字。

  (二)主送机关:所有报告必须有主送机关。主送机关必须是自己的领导机关或业务指导机关,不能送给领导个人。

  (三)正文:报告的正文因报告的用途不同而有所不同,多数报告的正文分为两部分。

  1、事由:这部分主要是直陈其事,把情况及前因后果写清楚,必要时有情况及数据的比较。

  2、事项:写工作步骤、措施、效果,也可以写工作意见、建议或应注意的问题。

  在报告事项的最后,单独成段的结束语可写:“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号。

  第三章 通 知

  第七条 用于发布规章制度、办法、规定时用命令性通知。命令性通知的篇幅一般较短,由发文字号、标题、主送单位、正文、印章和成文时间几部分构成。

  第八条 用于布置工作、发出指示时用指示性通知。写作内容多涉及原则性要求,格式结构由发文字号、标题、主送单位、正文、署名及成文时间几部分组成。指示性通知正文篇幅一般较长,在层交上要求清楚、论述有序,在内容上要求分别阐明“为什么做”“做什么” “怎么做”这三个问题。

  第九条 上级机关转发下级机关的通知是批转性通知。结构上由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和成文时间几部分组成。要求在正文里突出三层意见:一是表明态度,二是做出批示,强调工作的意义,三是结合批转的公文提出具体要求或工作指导。

  第十条 下级机关转发上级机关或不相隶属机关的公文是转发性通知。在结构上与批转性通知相同,但它在内容上不要求有批示。

  第十一条 内容涉及日常工作事项,如布置工作、沟通情况,设置新机构,人事任免等是一般事务性通知。这类通知的正文主要包括三个内容:一是发文缘由,主要交代发文的目的、意义、依据;二是通知事项或是提出执行要求。一般采用分条列项方式写作,要求按事物的联系和特点分类排队,逐一讲请;三是执行要求,一般用“望认真贯彻执行”“望遵照执行”等语句表示。还有的写上第四点,即结束语,规范的是“特此通知”。

  第十二条 知照某一会议时间、地点及要求的通知是会议通知。这类通知应用广泛,行文方向也不确定,写法灵活,但正文要求对会议有关事项,如:会议召开的原因、主办单位、会议名称、会议安排及会议要求等要交待清楚。

  第十三条 通知的标题要具备三个要素,即发文机关、事由和文种三个部分。一般地说,一个通知的完整标题为:发文机关+关联词(关于)+发文事由+结构助词(的)+文种(通知),使用单位红头文件纸印刷的,其标题的发文机关可以省略。在日常工作中要特别注意批转和转发性通知标题的制作,一是这类标题中只能有一个介词“关于”,即“关于”只能出现一次(例如《转发<关于加强在京单位人防工作的通知>等有关文件的通知》)即是。二是当以通知批转、转发通知时,为减少层次,避免不必要的重复,可直接引用原通知标题。如《关于加强在京中央企业人防工作的通知》。

  第十四条 主送机关,如果是普发性的通知,应按行文关系列出每一类受文者;如是专发性的通知,则要写清机关的全称,个人要用职务或职称做称谓。

  第四章 函

  第十五条 机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准等事项的公文称函。

  函有公函、私函、便函之分。做为公文种类的函仅指公函,类似公务信件。函是机关公文种类中唯一能发平行文、上行文和下行文的文种。任何机关团体、单位都可以制发。

  第十六条 函对受文单位不具有法规的约束力和强制性,而如果是向有关主管部门请求批准的函及有关部门的复函,则此事的函和复函就代行了“请示”与“批复”的功能,这种函对主要受文单位具有指示性,主要收文单位要遵照办理、执行。

  第十七条 函的结构一般由发文字号、标题、主送机关、正文、署名和日期几个部分组成。

  (一)标题:使用国家行政机关公文和正式标题即制发机关、事由、文种三要素组成的示题。不能以“函”、“复函”来代替标题。

  (二)主送机关:一般情况,只主送一个单位。

  (三)主文:在函的正文里,开头要说明发函原因或讲清情况,或引述对方来文作引言;正文主体说明发函所联系、商洽、询问、请求或答复的事情,提出要求或解答对方的询问,指出解决的办法,有的还提出处理意见;结尾要根据函的内容,可有可无,有的多用习惯结尾语,如“持此函告”、“特此函复”、“特此函询,请复”等。